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满腔热忱是好事,但是作为管理者,你说的话可能有点太多了

      虽然没有一个老板会沉默到让自己的员工有孤立无援的感觉,但时如果说太多话结果会适得其反。不过庆幸的是,我现在已经做得不错了,知道什么时候我的讲话让人分神而非对人有益。下面列出了几个主要标准,以判断自己是否讲得过多。

  1. 确定时机

  我认为确定讲话的时机是最重要的事情之一。选择所传达信息的紧急程度以及传达信息所需的媒介也并不容易,但是最好第一步还是要仔细思索,认真考量。

  比如说,当某件事很急,需要员工知晓时,随时都可以通过短信或者电话留语音的方式联系他们,无所谓时机对不对。

  而邮件则更像是一种媒介,“你只有在打开时才能查看”,相对来说不可能引起什么混乱。但是短信、电话以及在 Slack 或者 HipChat 等平台上的群聊信息总是会转移人们的注意力。所以在发信息之前,一定要确定,确实有必要这么做。

  2. 信息重复

  据估计,全球每天大概发送 2050 亿封邮件。这其中,有多少邮件是重复着相同的信息,或者只是改改措辞,或者加一下急?如果一个员工不能完全理解新项目的范围,你不如就用全新的措辞去重新定义一下这个范围,不然的话,只是在浪费时间。

  另外,问问自己,这条信息发出之后,是否需要进一步阐释,以及自己是否已经把主要的点涵盖到了。

  3.  坚持不懈

  有证据表明,一个员工一天内处理的邮件数量是有限的。据估计,邮件超过 50 封,绝大多数人处理起来就心有余而力不足了。我发现,真得考虑这些信息究竟多有价值。有时候员工会忘记某些工作,或者忽视了那些马上到截止日期的事情,在这些情况下,坚持不懈去提醒员工还是大有裨益的。“信任,但要核实”这句格言也正适用于此。我尽量让后续沟通最小化,只有有新信息时再去联系。

  4.  价值

  当谈到如何沟通交流时,会有几种方式定义“价值”。比如说,当你发出的信息是传达新的指示或者告知对方收到不同的信息(这可不是什么可以忽略的小事)时,这些信息就是有价值的。

  在我发送信息之前,我会问我自己:这个人收到信息会觉得感激吗?如果我不发送这信息的话,最糟糕的结果是什么?

  另外,一段时间之后,我组里的成员就会知道我只有在需要的时候才会发送信息,所以当我发送信息的时候他们就会格外注意。

  5.  连贯性

  对人们来说,意思不连贯的邮件,跟会议期间东一句西一句的鼓励性的话语一样,都像是谜题一样,他们得先解决这个谜题,才能采取行动。

  无论任务多么紧急,我总会花时间向我的组员清楚地传达信息。包括在发送邮件之前,会反复检查有没有问题,一定要确保信息被有效接收并处理。威斯康辛大学对于如何更清晰更连贯的写作提供了非常好的指导,普渡大学的网上写作资源也使我的写作能更简洁明了。

  当我想向我的组员传达信息时,我都会通过这几点反思自己。只要我的信息是适时发送,不重复,清晰且有价值,适时提醒而不惹人厌烦,那么我就知道自己不会讲得过多。

  总之,讲得过多不好,讲得过少更糟。问题在于要取得并保持二者间的平衡。


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本文作者2016-11-28 11:03
admin
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